03-2022
Family Works houdt, om de zorg voor u zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij van uw administratieve gegevens en de geleverde zorg. Op de registraties is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze registraties worden niet buiten Europa verwerkt.
Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.
Family Works is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijke voor de verwerking van u persoonsgegevens.
Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens
- U geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door akkoord en instemming te geven aan de zorgovereenkomst die Family Works met u heeft gesloten.
Toegang tot het cliëntdossier
- Behalve de directeur van Family Works heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door Family Works wordt samengesteld. Dit zijn
- Begeleiders,
- De orthopedagoog,
De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht. Per locatie wordt bepaald wie er toegang heeft tot het bij de cliënt behorend cliëntdossier.
- Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.
- Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.
- Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring’, en voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.
- In de Wet maatschappelijke ondersteuning en in de Jeugdwet is opgenomen dat zorgaanbieders van maatwerkvoorzieningen, waaronder Family Works, persoonsgegevens voor gemeenten, CAK, SVB, CIZ en toezichthoudende ambtenaren mogen verwerken en met hen mogen uitwisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
- In de Wet langdurige zorg is opgenomen dat zorgaanbieders, waaronder Family Works persoonsgegevens en gegevens over gezondheid mogen uitwisselen met Wlz-uitvoerders, het CAK en het CIZ, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
Bewaartermijnen
- Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/functies deze gegevens in kunnen zien, met inachtneming van onderstaand:
- Bij volwassenen (ZVW/WLZ/GGZ (Wgbo)) is de bewaartermijn vijftien (20) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
- Bij volwassenen (niet vallend onder de Wgbo) is de bewaartermijn vijftien (15) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
- Bij jeugdigen (jeugdhulp) is de bewaartermijn twintig (20) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
- Fiscale gegevens (omtrent betalingen) dienen zeven (7) jaar bewaard te worden.
- Actuele medicatie overzichten dienen twee (2) jaar bewaard te worden.
Rechten van de cliënt
- De cliënt c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken deze te wijzigen.
Cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:
- Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG),
- Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG)
- Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG),
- Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken (voor meer informatie over situaties en criteria verwijzen wij u naar de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen#wat-houdt-het-recht-op-beperking-van-de-verwerking-in-6348),
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.
Wanneer u gebruik wilt maken van een van (een van) bovengenoemde rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het Formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welk recht u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.
Verwerking van gegevens
- Betrokken instanties en ketenpartners waar Family Works gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een register. U mag te allen tijde dit overzicht bij ons opvragen. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwelijke (persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.
- Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken. Komen wij er samen niet uit, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Family Works
Sappemeersterweg 1
9635 TL Noordbroek
06-28947762
Functionaris gegevensbescherming Family Works
Karin Ottens
Sappemeersterweg 1
9635 TL Noordbroek
06-28947762